PRIVACY STATEMENT

Dit is het privacy statement van de Stichting RMD Evenementen, Educatie en Support gevestigd in Rotterdam, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder KVK-nummer 77374002, hierna te noemen ‘Stichting RMD’. Je kunt ons bereiken via e-mail: info@rotterdammarathondeelnemers.nl.

Net als jij hechten we veel waarde aan jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens. Om activiteiten te kunnen organiseren, uit te voeren of bijvoorbeeld vragen of klachten af te handelen, moeten wij bepaalde (persoons-)gegevens verwerken. In dit privacy statement geven we aan welke persoonsgegevens we gebruiken, waar deze voor nodig zijn en hoe de we daar zorgvuldig mee omgaan.

De meest actuele versie van dit statement kun je altijd vinden op onze website https://www.rotterdammarathondeelnemers.nl/privacy/
Deze laatste versie dateert van 29 mei 2021.

Welke gegevens gebruiken we van jou als deelnemer en waarom?

Wanneer je je inschrijft en/of deelneemt aan een door ons georganiseerd evenement verzamelen we (een deel van) onderstaande gegevens:

Wanneer gegevens uit bovenstaande lijst niet noodzakelijk zijn voor het desbetreffende evenement, zullen zij achterwege gelaten worden tijdens het inschrijfproces.

Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking van jouw gegevens?
Een groot deel van de verwerking van jouw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit door je in te schrijven voor een evenement.

Als het gaat om het versturen van nieuwsbrieven, aankondigingen van toekomstige evenementen, acties, etc. verwerken we jouw contactgegevens op grond van de door jou gegeven toestemming.

Daarnaast gebruiken wij een aantal gegevens (waaronder relevante statistische gegevens) op grond van ons gerechtvaardigd belang. Bijvoorbeeld om te voorspellen hoeveel deelnemers we kunnen verwachten voor toekomstige evenementen of als basis om samen te werken met huidige en toekomstige partners of om analyses te kunnen doen om onze diensten/producten te verbeteren of nieuwe diensten/producten te ontwikkelen.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
De gegevens worden bewaard zolang deze nog relevant zijn voor de afronding van het evenement of toekomstige evenementen. Niet relevante gegevens worden binnen 90 dagen na afronding van het evenement verwijderd.

Welke gegevens verwerken wij van onze vrijwilligers en voor welke doelen?

Met uitzondering van de te lopen afstand, de te verwachten en gerealiseerde eindtijd, verwerken wij van onze vrijwilligers dezelfde gegevens als die van de deelnemers aan een evenement.
We vragen van jou als vrijwilliger ook jouw geboortedatum, zodat we op jouw verjaardag kunnen laten zien dat we aan je denken en we onze waardering voor jouw inzet nog extra kunnen laten zien.
Jouw bankrekeningnummer wordt enkel gevraagd indien er een directe financiële vergoeding met jou is afgesproken. Daarnaast kunnen we je vragen of je in bezit bent van een rijbewijs als dit noodzakelijk is voor eventuele logistieke werkzaamheden.  

Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking van jouw gegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens onder andere omdat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die jij als vrijwilliger met ons aangaat. Daarnaast verwerken wij jouw contactgegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang. Bijvoorbeeld om jou voor toekomstige evenementen te benaderen met de vraag of je weer als vrijwilliger aan de slag zou willen voor ons.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens totdat  je aangeeft niet meer als vrijwilliger in aanmerking te willen komen voor onze evenementen. Dit kun je doen door een e-mail te sturen naar de organisatie van het desbetreffende evenement. Indien hun e-mailadres niet bij jou bekend is, kan je de e-mail sturen naar info@rotterdammarathondeelnemers.nl.

Welke gegevens verstrekken wij aan hulpdiensten?

Tijdens evenementen van de Stichting kunnen verschillende hulpdiensten actief zijn om in geval van gezondheidsproblemen van deelnemers of vrijwilligers eerste hulp of andere zorg te verlenen.

Wij behouden ons het recht voor gegevens van deelnemers en vrijwilligers aan hulpdiensten te verstrekken en/of deze van hulpdiensten op te vragen op het moment dat er zorg verleend dient te worden of is verleend door de hulpdienst(en) aan de deelnemer/vrijwilliger in kwestie.

De juridische grondslag voor deze gegevensverstrekking valt onder het beschermen van jouw vitale belangen, of (indien van toepassing) de uitvoering van de overeenkomst tussen jou als deelnemer, de vrijwilliger(sorganisatie) en ons.

Nieuwsbrief Facebookcommunity

Wanneer je je inschrijft voor de nieuwsbrief van de Facebookcommunity verwerken wij jouw naam en e-mailadres voor de toezending van de nieuwsbrief en op grond van jouw toestemming.

Wij maken voor het verzenden van de nieuwsbrief gebruik van MailChimp. Voor deze dienstverlening hebben zij toegang tot jouw naam en e-mailadres. 

Je kunt je op ieder moment afmelden voor de nieuwsbrief via de afmeldlink die je onderaan elke nieuwsbrief vindt. Na afmelding ontvang je geen nieuwsbrief meer en worden jouw persoonsgegevens binnen 90 dagen verwijderd.

Neem je deel aan prijsvragen of andere acties?

Als je wilt deelnemen aan prijsvragen of andere acties, dan vragen we je enkele gegevens te verstrekken. Deze gegevens verschillen per prijsvraag en/of actie. Indien je hebt gewonnen en de prijs betrekking heeft op een door een derde beschikbaar gesteld goed of dienst, kunnen de gegevens worden doorgestuurd naar de desbetreffende organisatie. Dit is alleen het geval indien zij de verdere afhandeling verzorgen met jou als prijswinnaar.

Jouw gegevens worden in dit geval verwerkt op basis van jouw toestemming. Daarnaast kunnen we jouw toestemming vragen om je te mogen benaderen voor communicatie- en promotiedoeleinden, ongeacht of je de prijsvraag en/of actie wel of niet hebt gewonnen. Je kunt jouw toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar info@rotterdammarathondeelnemers.nl of via de afmeldlink onder aan de e-mail die je ontvangt.

De persoonsgegevens van alle deelnemers worden tot maximaal 6 maanden na afloop van de prijsvraag en/of actie door ons bewaard. De persoonsgegevens van de winnaars worden maximaal 5 jaar door ons bewaard.

Aan wie geven wij jouw persoonsgegevens?

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die je met ons hebt gesloten door je aan te melden voor een evenement, prijsvraag en/of actie. Bijvoorbeeld om een prijs op te kunnen sturen of jouw tijdsregistratie te verzorgen. Een uitzondering hierop vormt de verstrekking van gegevens waarbij wij wettelijk verplicht zijn deze gegevens aan een derde te verstrekken.

Voorbeelden van situaties waarbij de verstrekking van persoonsgegevens aan een derde noodzakelijk is:

• Bij gebruik van een externe inschrijfmodule
• Tijdsregistratie en uitslagenverwerking bij wedstrijden
• Fotografie tijdens evenementen
• Communicatie prijswinnaars aan prijsverstrekkers
• Indien de productie van enveloppen met adressen van deelnemers wordt uitbesteed

Kinderen

Kinderen kunnen zich registreren voor sommige onderdelen van onze evenementen. In dat geval moeten zij verklaren en bewijzen dat zij toestemming hebben van een ouder of voogd.

Hoe zit het met de foto’s, beeld- en geluidsopnames?

Tijdens het evenement kunnen in onze opdracht diverse opnames worden gemaakt. Door je aan te melden (als deelnemer of vrijwilliger) ga je ermee akkoord dat op en om het evenemententerrein beeld- en/of geluidsopnamen worden gemaakt en deze kunnen worden verspreid c.q. geëxploiteerd via alle mogelijke mediavormen. Wij hebben een gerechtvaardigd belang om deze opnames o.a. te gebruiken voor promotie en beleving van de door ons georganiseerde evenementen.

Cookies?

Wij gebruiken cookies op onze websites. Voor meer informatie hierover verwijzen wij je naar ons cookie statement op de desbetreffende website van het evenement, of onze algemene website http://www.rotterdammarathondeelnemers.nl. Je kan je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij treffen natuurlijk passende maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens en dat de toegang tot de persoonsgegevens is afgeschermd.

Links naar andere websites

Websites en andere social-mediakanalen beheert door of namens ons kunnen links naar andere websites bevatten. Deze privacyverklaring is enkel van toepassing op websites en social-mediakanalen die beheerd worden door of namens ons. Wil je meer weten over de verwerking van jouw persoonsgegevens door deze andere websites, dan verwijzen we je graag naar de privacy statements van die websites.

Rechten
Je hebt het recht op inzage, wijziging, beperking of verwijdering van jouw persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Daarnaast kun je te allen tijde de eventueel door jou gegeven toestemming intrekken.

Dit kun je doen door een e-mail te sturen naar info@rotterdammarathondeelnemers.nl  Let op: je dient je bij een aantal van deze verzoeken te kunnen identificeren. Ook kun je via deze weg bij ons terecht voor verdere uitleg, vragen of opmerkingen.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan betreuren wij dat uiteraard en gaan wij graag met jou in gesprek. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.